Zentrale Namenkartei

Form und Inhalt

Aufgrund der Verschiedenartigkeit sowohl der Typen und Quellen von ZNK-Informationen als auch der beim ITS angewandten Methoden bei der Aufnahme neuer Hinweise erscheint die ZNK als Konglomerat einer Vielzahl ganz unterschiedlicher Karten mit verschiedenen Abstufungen der angegebenen Details zu den einzelnen Personen. Der Bezug zu den Einzelpersonen wird hergestellt über ihren Zu- und Vornamen, Mädchennamen - falls zutreffend - und ihr Geburtsdatum, bisweilen erweitert durch zusätzliche Informationen wie Geburtsort oder Sterbedatum.

Die arolsen Archives unterscheiden drei grundlegende Kategorien von Karten:

* Eigenständige Karten, vom ITS auch Originalkarten genannt, sind Karten, die von anderen Organisationen übernommen wurden und im Allgemeinen selbst schon alle in dem betreffenden Zusammenhang verfügbaren Informationen enthalten und nicht auf eine Akte oder ein Dokument innerhalb der vom ITS verwahrten Sammlungen verweisen. Nur im Ausnahmefall kann eine solche eigenständige Karte auf ein Dokument oder eine Akte, sei es vom ITS oder von einer anderen Organisation erstellt, hinweisen.

* Hinweiskarten sind - entweder vom ITS oder einer seiner Vorgängerinnen bzw. einer früheren Suchorganisation - zum Zwecke der Unterstützung des Suchvorgangs, d.h. der Identifizierung anderer Karten (außerhalb der ZNK), Akten oder Listen, die zusätzliche Informationen über eine gegebene Person enthalten dürften, erstellt worden. Die Art der Hinweise auf Dokumente reicht von einer präzisen Beschreibung der Liste bzw. ihres Inhalts über eine Kopie des Dokumentes, verkleinert auf ZNK-Format, bis hin zu einer mehr oder weniger genauen Angabe des Standortes des Dokumentes, z.B. durch Ordner- und Seitennummer. Da in früheren Zeiten vollständige Karteien in die ZNK integriert wurden und die Verkartung einzelner Dokumentenbestände (d.h. die Erschließung in Bezug auf Personalien) - vollständig oder teilweise - wiederholt wurde, können manche - noch in der ZNK vorliegende - Hinweiskarten überflüssig geworden sein.

* Anfragekarten sind vom ITS für jede gerade in Bearbeitung befindliche Anfrage erstellt worden und enthalten die Personalien der angefragten Person sowie alle zusätzlichen, vom Antragsteller bereit gestellten Informationen. Während mancher Zeitphasen wurden zusätzliche Karten, welche die Personalien der Antragsteller beinhalten, erstellt.

* Interne Hinweise sind in die ZNK eingelegt worden, um spezielle Abweichungen von der phonetischen Sortierung, wie sie in den Grundregeln des Alphabetisch-Phonetischen Systems der ZNK festgelegt wurde, anzuzeigen. Sie finden sich an einer Stelle, wo man einen spezifischen Namen bzw. eine Gruppe von Namen erwarten würde, und bieten Ihnen eine alternative Schreibweise des Namens und zugleich einen Hinweis auf das ZNK-Segment, wo die Karten, die diese Namen enthalten, zu finden sind.

In vielen Fällen ist die Kategorie der Karte nicht auf den ersten Blick erkennbar. Da gilt es dann, den Karteninhalt zu untersuchen und die Entscheidung auf der Grundlage von Erfahrungen zu treffen.